個人情報保護方針

マリン水道サービスグループ（京都水道修理隊）はお客様の個人情報保護を社会的責務のひとつと考えています。水漏れや詰まりなどの水道修理ではお名前や住所や電話番号などをお預かりし現場の状況によっては建物の種類や訪問可能時間帯なども確認するため情報の取扱いを丁寧に行うことが欠かせません。そのため以下の通り個人情報保護方針を定めその履行に努めてまいります。個人情報保護に関する法令およびその他の規範を遵守します。個人情報の収集と利用および提供を行うための措置を講じます。当社はお客さまからの個人情報を無断で収集や利用することはありません。同意を得た場合であっても同意を得た範囲内のみで使用します。個人情報への不正アクセスまたは個人情報の紛失や破壊や改ざんおよび漏洩等のリスクに対しては予防並びに是正のための合理的な安全対策を講じます。個人情報保護のためのコンプライアンスプログラムを制定し継続的な見直しと改善を通じて個人情報の適切な管理の維持に努めてまいります。水道修理の受付では急ぎの相談が多く慌てて情報を伝える場面も起こりやすいため必要な範囲を整理して確認し情報の取扱いが分かりにくくならないように配慮します。 当社は上記方針に基づき以下の方法で個人情報を取扱います。

個人情報の利用目的
個人情報の利用目的につきましては以下に挙げる目的を遂行するために利用するものとします。水道修理では訪問先の確認や緊急連絡や見積もり内容の案内など実務に関わる場面が多いため必要な目的を明らかにしたうえで利用します。
・水まわりトラブル修理に用いるため。例えば蛇口の水漏れやトイレの詰まりや給湯まわりの不具合が起きた時に受付内容と訪問先を照合し迅速に対応するため
・給排水管の修理・工事を行うため。現場の住所や建物情報や連絡先を確認し作業車の手配や到着連絡や施工内容の確認を行うため
・水まわり製品の保守点検施工をおこなうため。修理後の確認や部品交換の案内や再訪問が必要な場合の連絡に用いるため
個人情報の管理
収集させて頂いた個人情報については不正アクセスや紛失や破壊や改ざん及び漏えいなどに対する予防ならびに是正に努め合理的な安全対策を講じます。電話受付や訪問対応や工事記録など水道修理の現場では複数の工程で情報を扱うことがあるため閲覧できる担当者を必要な範囲にとどめ記録の保管方法にも注意します。あわせて個人情報保護に関する法令およびその他の規範を遵守するとともにこの方針に基づく個人情報保護規程や体制を定めその内容を継続的に見直し改善に努めます。
個人情報の提供
以下の場合を除き個人情報を第三者に提供することは致しません。水道修理の相談時に得た内容を関係のない第三者へ伝えることは行わず必要な場面に限って適切に取り扱います。
・お客さまの同意が得られている場合。例えばお客さまの了解を得たうえで訪問日時の共有や工事手配に必要な範囲で連携する場合
・法令等により要求された場合。関係法令に基づき正当な手続きにより開示が求められた場合
個人情報の開示・更新等
当社は当社がお客さまからお預かりしている個人情報についてお客さまご本人から開示や修正や削除のお申し出があった場合には合理的な範囲で開示や修正や削除を致します。例えば電話番号の変更や訪問先住所の訂正など水道修理の連絡に影響する内容は早めにお知らせいただくことで誤連絡や訪問遅延を防ぎやすくなります。
ただし他のお客さまの生命や身体や財産その他の利益を害するおそれのある場合または当社の業務遂行に著しく支障をきたすと判断した場合はこの限りではありません。開示や修正や削除のご希望がある時は受付時の情報と照合しご本人確認を行ったうえで対応します。
また法令等に定めのある場合は当該法令に基づいて適切な対応を致します。当社が保有する個人情報の取り扱いおよび訂正や削除や開示等に関するお問い合わせ先は以下の通りです。水道修理のご依頼時に記入や口頭でお伝えいただく情報について不明点がある場合も事前に確認していただけます。

個人情報を保護する要件

個人情報を適切に保護するには単に保管するだけでなく取得から利用や保管や見直しまでの流れを整える必要があります。水道修理の受付では緊急対応のため短時間で情報を受け取ることが多いため必要な情報と不要な情報を切り分けて扱う視点も大切です。以下の要件を考慮することで個人情報の取扱いを分かりやすく保ちやすくなります。

１：合法性と正当な理由
個人情報の収集や処理は法的に認められた正当な目的や理由に基づいて行われる必要があります。個人情報の取得には本人の同意が必要となる場面がありその他の処理にも法律に基づいた正当な理由が求められます。水道修理の電話相談で聞かれる内容が多いと感じた時も訪問先の特定や連絡や見積もり案内のために必要な範囲かどうかを確認することが見分け方になります。目的が曖昧なまま過度な情報提供を求められた時は一度理由を確認する姿勢が役立ちます。
２：目的制限
収集した個人情報は特定の明示された目的のためにのみ使用されるべきです。その他の目的で使用する場合は再度同意を得る必要があります。例えば修理受付のために伝えた電話番号や住所は訪問連絡や作業案内のために用いられるものであり目的が変わる場合は説明が必要です。水道修理の依頼時には何のためにその情報が必要なのかを確認しておくと安心につながります。
３：適切な情報の収集と保管
収集する個人情報は必要最小限に制限されるべきです。保管される情報は正確で最新のものでなければなりません。不要な情報は適切に廃棄されるべきです。水道修理では現場住所や連絡先に誤りがあると訪問遅れや連絡不能につながるため受付段階で内容を確認することが重要です。引っ越し後や連絡先変更後に再依頼する時は最新情報へ更新しておくと対応が円滑になりやすくなります。
４：データの安全性
個人情報は適切なセキュリティ対策を講じて保護されるべきです。これにはデータの暗号化やアクセス制限や防火壁やセキュリティソフトウェアの導入などが含まれます。紙の控えや端末上の記録など保管方法が複数に分かれる場合もあるためどの経路でも安全性を保つことが必要です。お客様側でも修理依頼後に不審な連絡があった時は依頼した事業者かどうかを確認し不用意に追加情報を伝えない注意が役立ちます。
５：情報の開示と同意
個人情報を第三者に提供する場合は本人の同意が必要です。情報開示の方法や範囲に関しても適切なプライバシーポリシーを設定し明示する必要があります。水道修理では家族が代理で連絡することや管理会社が関わることもありますが誰にどこまで共有するかは確認が必要です。連絡先や訪問内容の共有先がある場合は事前に説明があるかを見ておくと判断しやすくなります。
６：個人情報の利用者の権利
本人は自身の個人情報にアクセスし修正や削除を求める権利を持っています。個人情報の利用に関して異議を唱える権利もあります。水道修理の受付後に伝えた内容を変更したい時や誤登録に気付いた時は早めに申し出ることで対応しやすくなります。現場訪問前であれば住所違いなどの訂正が作業の行き違い防止にもつながります。
７：法令と規制の遵守
個人情報の処理は適用される法律や規制に従って行われるべきです。個人情報保護法や関連する規制に適合することが重要です。水道修理の業務では緊急対応が優先されやすい一方で情報管理を後回しにしてよいわけではありません。受付から施工後の記録管理まで法令に沿って進めることでお客様も依頼しやすくなります。

これらの要件に基づいて個人情報を適切に保護するための措置を講じることが重要です。組織や企業は個人情報保護方針を策定し従業員に対して適切な教育と訓練を提供することで個人情報の適切管理を行います。水道の現場では電話応対から訪問や見積もりや施工完了後の連絡まで情報に触れる機会が多いため現場ごとの運用を見直し続けることが信頼につながります。お客様側としても連絡前に伝える内容を整理し不要な情報まで広げないことが初期対応として役立ちます。

どのような情報が「個人情報」に該当するのか？

個人情報保護法において個人情報とされるものを知っておくと水道修理の依頼時にどの情報を慎重に扱うべきかが分かりやすくなります。生存する個人に関する情報であり氏名や生年月日や住所や顔写真などにより特定する個人を識別できる情報がこれに当たります。電話受付で氏名と住所と連絡先を組み合わせることで訪問先を特定できるため水道修理の実務でも重要な情報として扱われます。
また他の情報と容易に照合することができ特定の個人を識別することができることとなる情報も含まれます。例えば生年月日や電話番号などはそれ単体では特定の個人を識別できないように見える情報ですが氏名などと組み合わせることで特定個人を識別することができるため個人情報に該当するケースが含まれます。メールアドレスについても利用名やドメイン名から特定の個人を識別することができる場合にはそれ自体が個人情報に該当することになります。水道修理の予約確認や写真送付でメールを利用する時も取扱いには注意が必要です。
上記以外で番号や記号や符号などでその情報単体から特定の個人を識別できる情報で政令や規則で定められたものを個人識別符号といいます。個人識別符号が含まれる情報は個人情報とみなされていて以下のようなものも含まれます。電話や訪問時に不要な範囲まで伝える必要はなく水道修理の受付に必要な情報かどうかを確認しながら扱うことが大切です。
１：身体の一部の特徴を電子処理のために変換した符号です。顔認証データや指紋認証データや虹彩や声紋や歩行の態様や手指の静脈や掌紋などのデータが該当します。通常の水道修理受付で求められることは少ない情報であり関係のない場面で提供する必要はありません。
２：サービス利用や書類において利用者ごとに割り振られる符号です。パスポート番号や基礎年金番号や運転免許証番号や住民票コードやマイナンバーや保険者番号などが該当します。これらは重要性が高く水道修理の一般的な相談や見積もり段階で広く必要になる情報ではないため提示を求められた時は使用目的を確認することが注意点になります。